Chữ ký số bảo hiểm xã hội là bắt buộc với các tổ chức, doanh nghiệp khi thực hiện các giao dịch điện tử liên quan đến lĩnh vực bảo hiểm xã hội. Cụ thể, pháp luật có những quy định gì với cá nhân, tổ chức khi khai bảo hiểm xã hội? Mời bạn đọc cùng dõi theo những thông tin về việc kê khai BHXH dưới đây.

1. Chữ ký số có bắt buộc khi khai bảo hiểm xã hội?

Có bắt buộc chữ ký số khi khai bảo hiểm xã hội không?

Tại Điều 4, Quyết định 838/QĐ-BHXH năm 2017 đã ban hành quy định về giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội như sau: Các cá nhân, tổ chức thực hiện các giao dịch điện tử liên quan đến bảo hiểm xã hội phải có chứng thư số. Chứng thư số này cần có hiệu lực, do những đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số chứng thực, theo sự cấp phép của Nhà nước, pháp luật.

Cụ thể, các giao dịch điện tử (trực tuyến) lĩnh vực bảo hiểm xã hội đều buộc phải có chứng thư số ký điện tử. Ví dụ như: Kê khai BHXH, khai báo tăng/ giảm, khai nộp hồ sơ thai sản, tử tuất, quản lý nhân sự của tổ chức tham gia BHXH… Hiểu đơn giản, chứng thư số là một loại chứng thư giao dịch điện tử, được cấp bởi nhà cung cấp dịch vụ chứng thư số (được cấp phép pháp luật). Ký điện tử (chữ ký số) này giống như một con dấu online của doanh nghiệp, tổ chức. Như vậy, pháp luật yêu cầu cá nhân, tổ chức bắt buộc sử dụng chữ ký số bảo hiểm xã hội.

2. Cách đăng ký sử dụng phương thức giao dịch điện tử bảo hiểm xã hội

Cách 1: Đăng ký qua cổng thông tin điện tử Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

Bước 1: Truy cập website của Cổng thông tin điện tử Việt Nam.

Bước 2: Lựa chọn hình thức nộp đăng ký online/ đăng ký giấy.

+ Điền thông tin vào tờ khai đăng ký sử dụng cách thức giao dịch bảo hiểm điện tử theo mẫu số 01 ĐK-GD và gửi tờ khai online ngay tại website đó.

+ In bản đăng ký mẫu số 01 ĐK-GD ra và khai các thông tin theo mẫu. Sau đó, gửi bản giấy lên cơ quan bảo hiểm xã hội.

Bước 3: Chờ cơ quan BHXH, hệ thống quản lý thông tin tiếp nhận và kiểm tra thông tin tờ khai và phản hồi lại.

+ Trường hợp hồ sơ khai hợp lệ, doanh nghiệp, cá nhân đạt điều kiện: Cơ quan BHXH sẽ cấp và kích hoạt tài khoản để tổ chức có thể giao dịch bảo hiểm xã hội điện tử. Đồng thời, tổ chức, cá nhân sẽ nhận được thông báo qua địa chỉ thư điện tử.

+ Trường hợp chưa đủ điều kiện, cơ quan BHXH sẽ gửi thông báo cho cá nhân, tổ chức để thông báo về điều này.

Cách 2: Đăng ký kê khai bảo hiểm xã hội qua tổ chức I-VAN (điều 8)

“Tổ chức I-VAN là cách gọi cho những tổ chức (doanh nghiệp) hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin, được BHXH Việt Nam ký kết hợp đồng cung cấp dịch vụ giá trị gia tăng về giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH.”

Bước 1: Cá nhân, tổ chức có chữ ký số truy cập phần mềm/ hệ thống giao dịch điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ I-VAN.

Bước 2: Cá nhân, tổ chức điền thông tin lập và gửi tờ khai thông tin đó lên tổ chức I-VAN theo mẫu đăng ký số 04/ĐK-IVAN.

Bước 3: Tổ chức, cá nhân đăng kí đợi thông báo xác nhận.

+ Tổ chức cung cấp dịch vụ I-VAN có trách nhiệm gửi tờ khai của tổ chức tới cơ quan BHXH trong vòng 2 giờ.

+ Tổ chức I-VAN gửi lại thông báo xác nhận từ cơ quan BHXH cho cá nhân, tổ chức đăng ký trong vòng 2 giờ.

3. Nhiệm vụ của doanh nghiệp khi kê khai bảo hiểm xã hội.

Nhiệm vụ của doanh nghiệp khi kê khai bảo hiểm xã hội là gì?

Theo quyết định tại Điều 10, Số 838/QĐ-BHXH, Đơn vị sử dụng lao động khi khai bảo hiểm xã hội điện tử có nhiệm vụ sau:

Tạo lập hồ sơ và gửi hồ sơ điện tử

– Kê khai thông tin doanh nghiệp

– Tờ khai tham gia đối với những lao động chưa tham gia bảo hiểm, chưa được cấp mã BHXH;

– Tờ điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT với những trường hợp lao động thay đổi thông tin;

– Tạo danh sách dựa trên mẫu, những lao động tham gia BHXH, BHTN, BHYT…

– Lập bảng kê thông tin vào phần mềm của tổ chức I-Van hoặc phần mềm của BHXH Việt Nam.

– Sử dụng chữ ký điện tử (bắt buộc) lên hồ sơ và gửi tới Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam hoặc phần mềm của các tổ chức I-VAN.

Nhận thông báo

Đơn vị sử dụng lao động nhận thông báo về về việc xác nhận nộp hồ sơ điện tử và các hồ sơ đã nộp khác (sửa đổi, bổ sung) thông qua địa chỉ đã đăng ký trước đó của đơn vị.

Nhận kết quả giải quyết

– Doanh nghiệp nhận thông báo về các kết quả liên quan đến việc đóng BHXH, BHYT, BHTN… của tháng trước, năm trước được cơ quan BHXH chuyển đến tài khoản giao dịch của doanh nghiệp.

– Nhận và trả kịp thời sổ BHXH, thẻ BHYT chuyển đến từ cơ quan BHXH cho người lao động.

Trên đây là những thông tin chung mà cá nhân/ doanh nghiệp cần nắm được khi đăng ký chữ ký số và khai bảo hiểm xã hội. Đặc biệt, doanh nghiệp cần lưu ý, chữ ký số là bắt buộc khi doanh nghiệp kê khai lĩnh vực bảo hiểm xã hội. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể chủ động tìm hiểu về dịch vụ số I-VAN, giúp thao tác quản lý và kê khai BHXH tiện lợi hơn.

>>> Xem thêm:

Năm 2015, Công ty TNHH Phát triển công nghệ Thái Sơn được Thủ tướng chính phủ và Giám đốc BHXH Việt Nam thông qua việc cung cấp dịch vụ kê khai bảo hiểm điện tử — mô hình IVAN. Mô hình IVAN Thái Sơn giúp doanh nghiệp khai báo BHXH chính xác, nhanh chóng, có giá trị pháp lý theo quy định của pháp luật.